Андрей Пожаров запустил ИИ-генератор текстов в работе с тендерами

Руководитель компании «Эффективное взаимодействие» Андрей Пожаров с 2018 года продвигает идею использования искусственного интеллекта и автоматизации в своих компаниях. 

«Гроссмейстер тендерной игры», как называют Пожарова на рынке, считает, что ИИ освобождает сотрудников от рутины и обеспечивает быстрый анализ больших данных и контроль возможных несоответствий в документации. Сейчас Пожаров проводит в командах эксперимент, желая с помощью ИИ минимизировать конфликты, основанные на переписке сотрудников, а также научить людей филигранной работе с текстом, чтобы достигать больших успехов.

«Понятно, что не все мы родились мастерами эпистолярного жанра, — отмечает Андрей Пожаров, — но в силу рабочих задач людям приходится находиться в переписке как внутри компаний, так и общаться с внешними партнерами и заказчиками. Вижу тут минимум два важных момента. Во-первых, работы всегда много, люди в напряжении, и порой тон сообщений оставляет желать лучшего. А значит — отношения могут повлиять на результат. Тем более важно научиться писать тексты для внешних коммуникаций — письма должны быть лаконичными, понятными и соответствующего тона».

В компаниях Андрея Пожарова решили для этой цели разработать генератор текстов.

«Представьте себе инструмент, который превращает рутинную переписку в удовольствие, а сложные письма — в простую задачу, — говорит Андрей Пожаров. — ИИ-генератор мгновенно создает тексты, точно соответствующие выбранному тону и стилю, будь то строгий деловой или дружеский».

Пользователь загружает входящее письмо, выбирает желаемый тон ответа (от официального до неформального), определяет длину и указывает, что именно хочет сказать. Генератор создает выверенный по стилю и логике текст, который уже можно ставить на фирменный бланк компании.

«Таким образом, — говорит Пожаров, — мы получаем:

• экономию времени — мгновенное создание писем без необходимости начинать с нуля;
• профессионализм — гарантированное соответствие деловому этикету и стилю;
• гибкость — возможность адаптировать тон и содержание под конкретную ситуацию;
• многоязычность — поддержка различных языков для международной переписки».

В современном мире, где письменная коммуникация играет ключевую роль, а времени все меньше, ИИ-генератор не только упрощает процесс написания писем, но и повышает качество деловой переписки.

Разберем на примерах. Например, компания получает письмо следующего содержания (имена и названия, понятно, изменены):

«Уважаемый… В связи с систематическим нарушением ООО «111» сроков оплаты по Договору N от … года, оговоренных в спецификациях к вышеуказанному Договору N от... ставлю Вас в известность, что все последующие отгрузки будут проводиться на условиях предоплаты счетов, выставленных ООО «222» на основании заявок, полученных от ООО «111». Ставлю Вас в известность, что заказанная Вами продукция готова к отгрузке и находится на складе АО «Бумажная фабрика».

Приложение: Перечень накладных по Договору N от…, по которым была допущена просрочка оплаты».

Шаг первый — сотрудник, не тратя время на построение сложных конструкций, просто собирает факты: «Платежи зависят от предоставления вовремя отгрузочных документов от вас.  Логистическое плечо от вашего завода до конечных потребителей, например, до ГМС региональной дирекции. Мы совершаем оплату вам, не дожидаясь прихода денежных средств от заказчика. Договорились сотрудничать на партнерских условиях, но вы в виду вашего нестабильного эмоционального состояния, нарушаете элементарные договоренности. Хочу Вам напомнить, что благодаря нам ваша продукция оказалась в поездах отечественных железных дорог и получила всеобщую известность!»

Шаг второй — текст загружается в ИИ-генератор, выбирается тон письма: официальный, дружелюбный, уверенный, убедительный или извиняющийся. Выбираем размер письма: краткое, среднее или подробное.

Ответ после ИИ-генерации:

«Уважаемый…! В ответ на Ваше письмо от… касательно условий оплаты по Договору N от… сообщаю следующее. ООО «111» выражает несогласие с предложенным переходом на условия предоплаты. Считаем необходимым обратить Ваше внимание на ряд существенных факторов, влияющих на сроки оплаты:

1. Сроки оплаты напрямую зависят от своевременного предоставления Вашей компанией полного комплекта отгрузочных документов, что не всегда соблюдалось с Вашей стороны.
2. При планировании платежей необходимо учитывать значительное логистическое плечо от производственной площадки до конечных потребителей (например, до ГМС региональной дирекции).
3. Несмотря на наши договоренности о партнерских условиях сотрудничества, наша компания осуществляет оплату, не дожидаясь поступления денежных средств от конечных заказчиков, что свидетельствует о нашей добросовестности.

Хотел бы напомнить, что благодаря усилиям ООО «111» продукция Вашей компании получила широкую известность и была внедрена в поездах АО «...», что значительно повысило узнаваемость Вашего бренда.

Предлагаю вернуться к конструктивному диалогу и обсудить взаимоприемлемые условия дальнейшего сотрудничества в рамках действующего договора».

«Как мы видим, от сотрудника понадобилось лишь перечислить факты, которые ИИ-генератор облек в необходимую форму, — подчеркивает Андрей Пожаров. — Мы потратили меньше времени и нервов на переписку и не «ударили в грязь лицом», а вполне доходчиво и культурно выдвинули аргументы. А значит, ситуация была разрешена».

Еще пример — внешняя переписка с другим партнером.

Входящее письмо: «…дирекция снабжения выражает признательность за плодотворное сотрудничество в вопросах обеспечения предприятий АО «...». Являясь одним из крупнейших отраслевых заказчиков и надежным партнером, АО «...» своевременно исполняет обязательства в соответствии с условиями заключенных договоров, в том числе по осуществлению взаиморасчетов с контрагентами, и всегда стремится выстраивать устойчивые долгосрочные отношения, основанные на принципах добросовестного партнерства и соблюдения интересов сторон даже в непростых экономических условиях.

Между АО «...», в лице … дирекции снабжения, и ООО «111» заключен договор N от… на поставку продукции бумажной в … г. В соответствии с пунктом 2.12 Договора в случае существенных изменений факторов, влияющих на формирование цены настоящего Договора (рост инфляции, изменение ставки рефинансирования корректировка Инвестиционной программы Покупателя и т.п.), а также на сроки и порядок осуществления расчетов по настоящему Договору одна из сторон вправе требовать пересмотра условий расчетов за поставляемый по настоящему Договору Товар в части корректировки размера цены, исчисления сроков и размеров платежей по настоящему Договору.

В связи с текущей ситуацией в экономике, вызванной общим влиянием глобальных факторов и геополитической обстановкой, принимая во внимание сложившиеся партнерские отношения между нашими компаниями, прошу Вас в целях продолжения размещения заказов на поставку продукции, влияющей на бесперебойную работу железнодорожного транспорта и устойчивость перевозочного процесса АО «...», рассмотреть возможность снижения стоимости товара по Договору. О принятом решении прошу сообщить в срок до 15 апреля … г. В дирекцию снабжения филиала АО «...» для дальнейшей организации работы. Надеемся на Ваше понимание, содействие и совместные решения для преодоления текущих кризисных явлений».

Сотрудник компании набросал аргументы: «Ознакомились. Посмотрели прогнозы Минэкономразвития, видим, что ни что не говорит о снижении цен на рынке. Высокая ставка. Инфляция. Рост стоимости логистики. Цена закреплена на год, и мы не можем полагаться на чистый оптимизм». «Подлетное время» — 5 секунд.

Продукт ИИ-генератора: «Уважаемый…! В ответ на Ваше обращение относительно возможности снижения стоимости товара по договору N от … на поставку бумажной продукции в … г. ООО «111» благодарит Вас за доверие и выражает искреннюю заинтересованность в продолжении долгосрочного сотрудничества с АО «...».

Мы внимательно изучили Ваше предложение и провели детальный анализ текущей экономической ситуации, включая официальные прогнозы Министерства экономического развития РФ на … год. К сожалению, вынуждены сообщить, что объективные рыночные факторы не позволяют нам в настоящий момент реализовать снижение стоимости товаров по действующему договору.

Наша позиция обусловлена следующими экономическими факторами:

1. Сохраняющаяся высокая ключевая ставка Центрального банка РФ, которая непосредственно влияет на стоимость кредитования и оборотных средств нашей компании;
2. Продолжающийся рост инфляции, который, согласно официальным прогнозам, сохранит свою динамику в течение 2025 года;
3. Существенное увеличение стоимости логистических услуг, связанное с изменением маршрутов поставок и ростом тарифов на грузоперевозки;
4. Договорные обязательства с нашими поставщиками сырья и материалов, которые также не предусматривают возможности снижения закупочных цен в текущих экономических условиях.

Хотел бы отметить, что при заключении договора N цены были зафиксированы на весь … год с учетом прогнозируемой на тот момент экономической ситуации. Принятие на себя дополнительных финансовых обязательств в виде снижения стоимости при отсутствии соответствующих рыночных предпосылок создаст для нашей компании значительные экономические риски, которые могут негативно отразиться на качестве и своевременности поставок. Тем не менее, мы высоко ценим наши партнерские отношения с АО «...» и готовы рассмотреть альтернативные варианты оптимизации сотрудничества, которые не будут связаны с прямым снижением стоимости товара:

• Оптимизация графика поставок с учетом потребностей АО «...»;
• Предоставление дополнительных сервисных услуг без изменения стоимости договора;
• Разработка специальных условий для новых контрактов с учетом объемов закупок.

Предлагаю организовать рабочую встречу представителей наших компаний для детального обсуждения возможных вариантов взаимовыгодного сотрудничества в текущих экономических условиях.

Уверен, что наш многолетний опыт сотрудничества позволит найти оптимальное решение, учитывающее интересы обеих сторон».

«Как вы думаете, удалось ли разрешить ситуацию? — задает риторический вопрос Андрей Пожаров. — Конечно, удалось! Но мы сейчас начинаем видеть обратный эффект: ИИ-генератор не только помогает обработать аргументы, превратив их в необходимый текст. Мы видим другую сторону — понимая, каким может быть текст, четко и уверенно выражающий суть сообщения, наши сотрудники и сами начинают пользоваться некоторыми оборотами и приемчиками, ведя переговоры как во внутренней, так и во внешней среде коммуникаций».