Автоматизация планирования расходов на персонал в торговой сети «Лента»

О заказчике: 

«Лента» — крупная российская федеральная торговая сеть, которая очень активно развивается в последние годы, как органически через открытие новым магазинов, так и присоединяя к себе другие торговые сети, такие как Billa, Монетка, Улыбка радуги и т.д.

Этапы автоматизации

«Ленте» совместно с Biplanum удалось успешно пройти путь от разработки методологии планирования и проектирования архитектуры решения до запуска и сопровождения единой системы в промышленную эксплуатацию.

Из чего же состоял этот путь?

• Проведение тендера, где в качества партнера данного проекта была выбрана компания Biplanum.
• Сбор бизнес-требований и их адаптация под особенности выбранной платформы.
• Разработка методик бюджетирования, прогнозирования, резервирования и план-факт анализа на основе материалов «Ленты».
• Автоматизация функционала в системе на основе проработанных методик.
• Определение и анализ источников фактических данных, сопоставление данных по видам оплат и затрат с показателями системы.
• Настройка групп безопасности и рабочих процессов (workflow).
• Составление пользовательской и технической документации по работе с Системой.
• Обучение пользователей и сопровождение в период бюджетных кампаний.

Стоит добавить, что изначально проект начинался как MVP (minimum viable product), где был реализован только бюджетный процесс. После успешной бюджетной кампании 2023 года инструмент начал масштабироваться: в рамках 2023 — 2024 годов была настроена интеграция с учетными системами, автоматизирован прогноз, расчет резервов на премии и план-факт анализ. Сегодня PEX Tool — полноценная система для планирования и анализа расходов на офисный персонал.

Что удалось реализовать в рамках данного проекта и как устроена система

Планирование в системе происходит с детализацией до конкретного сотрудника: от численности до отчислений в социальные фонды. За основу берется Штатная расстановка за последний месяц перед стартом бюджетного процесса с возможностью применения дополнительных параметров планирования для будущих изменений.

В PEX Tool реализованы блоки бюджетирования численности, заработной платы, переработок, премий, налогов, выходных пособий, командировочных расходов, а также резервов на отпуск и премии. После заполнения Штатной расстановки, данные которой импортируются из SAP HR, в модели автоматически выполняются расчеты по каждому блоку на основе разработанной методики. Затем значения передаются в сводные формы, а именно свод по сотрудникам, свод по объектам затрат и БДР.

Если HR бизнес-партнеру или руководителю в рамках своего подразделения необходимо внести корректировки, то предусмотрена возможность внесения соответствующих точечных изменений, которые не затеряются, и на защите бюджета помогут обосновать причины отклонений от алгоритмизированных расчетов. Например, за счет чего вырос фонд заработной планы по отношению к предыдущему месяцу.

Помимо планирования по действующим сотрудникам, в модели реализован механизм создания вакансий. Достаточно на одной форме заполнить характеристики будущего сотрудника, нажать кнопку создания — и данные автоматически отобразятся в сводных бюджетных формах.

Система позволяет параллельно вести несколько сценариев бюджета и прогноза с горизонтом от 1 до 12 месяцев, проводить всесторонний анализ отклонений между сценариями, версиями и периодами.

В прогнозных версиях осуществляется замена фактическими значениями по закрытым месяцам: так, в прогнозе 3+9 система заполнит первые 3 месяца фактом, а остальные 9 посчитает по заложенным алгоритмам. Фактические данные попадают PEX Tool автоматически с помощью реализованных механизмов интеграции с учетными системами SAP HR, SAP BW, SAP ERP.

План-факт анализ позволяет анализировать данные на разных уровнях — по сотрудникам, должностям, местам возникновения затрат и другим категориям. Анализ доступен с периодичностью от месяца до года, включая Year to Date показатель. Также в рамках план-факт анализа предусмотрено сопоставление плановых вакансий с текущими сотрудниками, а безопасность данных гарантирует система разграничения доступа по ролям: более 100 пользователей работают в модели через SSO, каждый в рамках своей зоны ответственности.