Автоматизация HR и бухгалтерии для поставщика автозапчастей

О компании

«Аксиома» поставляет автозапчасти под брендами JIKIU, SB Nagamochi и TIXONA. Это сайлентблоки, втулки, опоры, тормозные диски, фильтры и другие комплектующие для иномарок. Компания работает с 2014 года, держит склад в России, сотрудничает с дистрибьюторами и сервисами, обеспечивает техподдержку и помогает в решении гарантийных случаев.

Задача клиента

Клиент обратился в «Веб-Центр» с проблемой: сотрудники тратили время на ручное оформление заявок, процессы шли медленно, данные терялись, а согласование затягивалось. Из-за этого сроки постоянно переносились, росла нагрузка на бухгалтерию и HR, а руководителям не хватало прозрачности. Мы предложили внедрить CRM, чтобы автоматизировать рутину, навести порядок и сделать процессы понятными.  

Автоматизация процессов в HR-отделе

Ручная работа с заявлениями, письмами и согласованиями — это постоянные задержки, путаница и ошибки. Люди забывают о сроках, теряют документы, дублируют задачи. Пока сотрудник оформляет отпуск или выходит на работу, компания тратит время на рутину, а не на развитие.

Автоматизация HR-процессов нужна, чтобы:

• упростить найм, адаптацию, увольнение и оформление отпусков;
• исключить ручную передачу заявлений и согласований;
• обеспечить прозрачность всех этапов — кто, когда и что согласует;
• убрать дубли, потери данных и лишние письма;
• повысить контроль и дисциплину в документообороте.

Бизнес-процесс «Согласование отпуска»

Сотрудник запускает согласование отпуска: указывает даты начала и окончания, прикрепляет график отпусков и отправляет заявку руководителю.

Руководителю приходит задача. В ней он может:

• согласовать отпуск
• отклонить
• оставить комментарий (например, попросить изменить даты).

Если отпуск одобрен, заявка уходит вышестоящему руководителю. Он тоже одобряет или отклоняет ее по тем же правилам.

После второго согласования отпуск автоматически появляется в графике отсутствий.

Не нужно больше напоминать о согласовании — система сама контролирует сроки и отправляет уведомления. Руководители не теряют заявки в почте или чатах, а сотрудники понимают, на каком этапе их отпуск — ждет согласования, одобрен или отклонен.

Система сразу передает данные об отпуске в кадровый учет. Бухгалтерия успевает подготовить документы, начислить отпускные без задержек. Сотрудники видят, когда коллеги уходят в отпуск, и могут заранее спланировать работу — договориться, кто подстрахует, и не оставлять важные задачи без ответственных. HR-специалисту проще контролировать, чтобы все было в соответствии с законодательством.

Бизнес-процесс «Работа в выходной день»

Сотрудник заполняет заявку на работу в выходной, если в этом есть необходимость. Или если командировка выпадает на выходной, система напоминает подать заявку.

Заявка уходит на согласование руководителю сотрудника, далее — вышестоящему руководителю.

Если тот утвердил, уведомление получают сотрудник и его руководитель.

После утверждения:

• HR получает задачу на оформление приказа,
• после приказа — задача бухгалтеру на расчет оплаты,
• после расчета — сотруднику приходит уведомление, что все согласовано.

Сотрудники больше не волнуются, будет ли учтен выход в выходной — система фиксирует все автоматически. Они получают уведомление, когда заявка согласована и когда назначена выплата. Нет задержек, не нужно напоминать и бегать за подписями.

Упростилась работа HR — не нужно перепроверять документы вручную и следить за сроками: задачи ставятся автоматически. Бухгалтерия сразу видит, кто и когда работал, какие ставки применять, какие суммы начислить. Руководители в любой момент могут посмотреть, кто выходил в выходной, и учитывать это при планировании смен и бонусов.

Автоматизация бухгалтерии

Ошибки в документах, утерянные чеки, забытые приказы — все это тормозит расчеты и мешает работе. Когда процессы оформляются вручную, возрастает нагрузка на бухгалтерию: приходится проверять каждый шаг, уточнять данные, искать недостающие бумаги.

Автоматизация избавляет от рутинных задач, таких как проверка каждой заявки, уточнение данных и поиск недостающих документов. Задачи и уведомления ставятся автоматически, а все документы собираются в одном месте. Бухгалтерия получает только проверенные и подготовленные данные, что ускоряет обработку отчетности и уменьшает количество ошибок.

Бизнес-процесс «Транспортные расходы»

В нашем примере процесс запускает администратор портала — один раз на каждого сотрудника. После запуска процесс сам ставит задачу каждый месяц, в первый рабочий день.

Например, если вы запустили процесс 21 апреля, первое уведомление придет 5 мая — в первый рабочий день нового месяца.

Каждый месяц сотрудник получает уведомление с вопросом:
 «Были ли у вас транспортные расходы в прошлом месяце?»

Если расходов не было — сотрудник нажимает кнопку «Нет» и процесс на этот месяц завершается.
 Если были — сотрудник нажимает кнопку «Да», прикрепляет отчет и отправляет его.

Дальше все происходит автоматически:

1. Отчет уходит на согласование руководителю.
2. Если руководитель одобрил — документ переходит к исполнительному директору.
3. После второго согласования задача ставится бухгалтеру: «Взять в работу отчет по ТС». Отчет прикладывается автоматически.

Этот процесс можно адаптировать под особенности и настроить в соответствии с требованиями компании.

Благодаря автоматизации сотруднику не нужно помнить про отчет, искать шаблон и писать письма. Система автоматически инициирует запрос о наличии расходов: при их отсутствии достаточно подтвердить это нажатием одной кнопки, при наличии — загрузить подтверждающие документы и отправить на согласование. Сотрудники видят, на каком этапе согласование, и получают уведомление, когда все принято. 

Руководителям не нужно искать письма и отчеты — они видят задачу и могут быстро принять решение. Бухгалтерии не приходится запрашивать недостающие документы или проверять, кто и что отправил — они получают уже проверенный отчет с нужными реквизитами. Процесс занимает пару часов, а не несколько дней.

Бизнес-процесс «Командировка»

Сотрудник заполняет данные по командировке и отправляет на согласование руководителю. Руководитель проверяет и либо одобряет, либо отправляет на доработку.

Если в заявке были ошибки, на повторное согласование приходят новые данные и старые — для сравнения.

Когда командировка согласована, сотрудник вносит затраты. Эти данные тоже проходят через руководителя.

После второго согласования заявка уходит к исполнительному директору. Если он одобряет, то:

• бухгалтерии автоматически ставятся две задачи — оформить приказ и саму командировку (включая документы и данные по сотруднику),
• сотруднику, который оформлял заявку, ставится задача: «Получить приказ у бухгалтера».

Сотруднику не нужно искать шаблоны и думать, что делать с заявкой. Он заполняет форму в системе и видит, где она сейчас: на согласовании, одобрена или отправлена на доработку. Ошибся — система подскажет, что поправить. Все уведомления приходят автоматически, не нужно никому писать и напоминать. 

Бухгалтер получает готовые, проверенные данные: даты, суммы, маршрут, приказ. Не нужно копаться в почте, запрашивать документы или перепроверять расчеты. Ошибок меньше, отчетность собирается быстрее.

Руководитель согласовывает заявку в пару кликов. Видно, сколько заявок в работе и какие расходы планируются.