Особенности отправки уведомления об обработке персданных в Роскомнадзор

Введение: зачем и кому нужно уведомлять Роскомнадзор об обработке персональных данных

В цифровом мире обработка персональных данных стала неотъемлемой частью деятельности практически любой организации или индивидуального предпринимателя. Однако с этим сопряжены и строгие регуляторные требования, нарушение которых может повлечь за собой серьезные последствия. Одним из ключевых обязательств в сфере защиты персональных данных в Российской Федерации является уведомление Роскомнадзора о намерении осуществлять такую обработку. Понимание этого требования, его актуальных исключений и нюансов является критически важным для соблюдения законодательства и минимизации рисков.

Общее правило: Кто является оператором и обязан уведомить РКН

Фундаментальное требование российского законодательства о персональных данных, закрепленное в статье 22 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных», гласит, что все государственные органы, коммерческие организации, индивидуальные предприниматели (ИП) и даже обычные граждане, которые осуществляют обработку персональных данных хотя бы одного работника или клиента-физического лица, обязаны уведомить Роскомнадзор о своих намерениях до начала такой обработки.   

Понятие «оператор персональных данных» трактуется весьма широко. Оператором признается любое лицо, которое организует и/или осуществляет обработку персональных данных, а также определяет цели и содержание этой обработки. 
Это означает, что обязанность по уведомлению распространяется даже на тех, кто ведет, казалось бы, небольшой бизнес или оказывает частные услуги. Например, репетитор, сантехник или тамада, работающие без официального статуса ИП, но собирающие и использующие данные своих клиентов, также подпадают под это требование. Более того, любой предприниматель, который получает персональные данные от физического лица, считается оператором и должен подавать уведомление. Это касается даже ситуаций, когда у предпринимателя нет штатных сотрудников, но он, например, заключил договор аренды с физическим лицом.   

Данная широкая трактовка понятия «оператор» и, соответственно, обязанности по уведомлению, знаменует собой фундаментальный сдвиг в регуляторной парадигме. Если раньше многие малые предприятия или частные лица, обрабатывающие данные для обычных целей, могли быть освобождены от уведомления, то теперь по умолчанию предполагается, что уведомление требуется всегда. Это приводит к значительному увеличению числа субъектов, подпадающих под надзор Роскомнадзора, и повышает нагрузку по соблюдению требований на стороны, которые ранее могли считать себя освобожденными. Такой подход отражает общую тенденцию к ужесточению надзора за защитой данных.

Актуальные исключения из обязанности уведомления (с учетом изменений с 1 сентября 2022 года)

Исторически законодательство предусматривало больше исключений из обязанности уведомления. В частности, до 1 сентября 2022 года не требовалось уведомлять Роскомнадзор, если обработка персональных данных осуществлялась исключительно для заключения и исполнения договора или в рамках трудовых отношений. Однако с указанной даты эти значимые исключения были отменены. Это изменение кардинально повлияло на ландшафт регулирования, обязывая подавляющее большинство операторов уведомлять Роскомнадзор о начале обработки персональных данных.   

В настоящее время список исключений крайне ограничен и носит очень специфический характер. Уведомление не требуется только в тех случаях, когда цель обработки персональных данных заключается исключительно в защите:

• Общественного порядка;
• Государственной безопасности;
• Безопасности на транспорте.

Помимо этого, существует исключение для физических лиц, обрабатывающих персональные данные исключительно для личных и семейных нужд, при условии, что это не нарушает права субъектов персональных данных. Это важное уточнение, разграничивающее частное использование данных от профессиональной или коммерческой деятельности.   

Что такое «ручная обработка» и как она влияет на обязанность уведомления

Исходная информация упоминает, что если данные обрабатываются исключительно вручную, уведомление можно не направлять, подразумевая ситуацию, когда все операции с данными выполняет человек, а не алгоритм какой-либо программы. Однако, этот момент требует внимательного анализа в свете последних законодательных изменений.

Большинство исключений из обязанности уведомления утратили силу с 1 сентября 2022 года. Более того, предприятия и ИП обязаны оповещать Роскомнадзор, даже если работают только с личными данными сотрудников в рамках исполнения трудового законодательства. Это прямо противоречит идее о сохранении широкого исключения для ручной обработки в контексте коммерческой деятельности.   

Неавтоматизированная обработка персональных данных определяется как операции, выполняемые вручную, без использования автоматизированных систем. 

Однако на практике в современном бизнесе «ручная обработка» редко бывает исключительно ручной. Даже хранение контактов в электронных таблицах, использование электронной почты для связи или наличие цифрового списка клиентов подразумевает использование автоматизированных систем на каком-то уровне (программное обеспечение).   

Считать себя «ручным обработчиком» — риск

Таким образом, полагаться на исключение для ручной обработки в деловых целях является значительным риском. Для любой коммерческой или профессиональной деятельности, связанной с персональными данными, независимо от уровня автоматизации, по умолчанию следует считать, что уведомление требуется. 

Детальное руководство по заполнению уведомления: Что важно учесть

Корректное заполнение уведомления в Роскомнадзор является залогом успешного включения в реестр операторов персональных данных. Этот процесс требует внимательности к деталям и точного следования установленным формам и требованиям.

1. Сведения об операторе: Особенности для ЮЛ, ИП, ФЛ
   1. В уведомлении необходимо предоставить исчерпывающие сведения об операторе, то есть о субъекте, который осуществляет обработку персональных данных. Для юридических лиц это будут полные реквизиты организации, включая наименование, ОГРН, ИНН, адрес. Для индивидуальных предпринимателей и физических лиц потребуется указать паспортные данные.   
   2. При заполнении формы важно правильно определить тип оператора (юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо), поскольку требуемые реквизиты будут отличаться в зависимости от выбранного типа. Также следует указать регион (или регионы) регистрации и осуществления деятельности, а также полный и точный адрес, включая индекс, город, улицу, номер дома и офиса. Если у оператора есть филиалы, информация о них также должна быть включена в уведомление.   
2. Цели обработки персональных данных: Как правильно формулировать и детализировать
    
   1. Один из наиболее важных и часто недооцениваемых аспектов заполнения уведомления — это корректное и подробное описание целей обработки персональных данных. Недостаточно просто перечислить цели через запятую; каждую цель необходимо описать отдельно и указать для нее ряд специфических сведений.   
   2. Для каждой заявленной цели обработки требуется указать:категории персональных данных, которые обрабатываются для достижения этой цели, категории субъектов, чьи данные обрабатываются, и способы обработки данных.   
   3. Например, если оператор обрабатывает персональные данные как своих работников, так и клиентов, то целью обработки для работников будет исполнение требований трудового законодательства, а для клиентов — осуществление основной деятельности компании. Каждую из этих целей необходимо расписать отдельно, указав соответствующие категории данных, субъектов и способы обработки.
3. Способы обработки
   1. Обработка персональных данных включает широкий спектр операций, таких как сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача, уничтожение и другие В уведомлении необходимо указать, какие из этих операций применяются к данным.
4. Дата начала обработки. Указывайте, когда начали обрабатывать данные, а не дату отправки уведомления в РКН (чаще всего это дата основания или начала деятельности компании)
5. Меры по обеспечению безопасности персональных данных. Тут вы показываете, что реально детаете для защиты ПД -- назначаете ответственных, используете защиту от хакерских атак, храните бумажные документы в отдельном помещении с ограниченным доступом). Эти меры должны соответствовать требованиям, изложенным в соответствующих нормативных актах
6. Ответственное лицо. Человек, которого вы назначаете ответственным за обращение с ПД в компании, должен обладать реальными полномочиями по распоряжению имуществом, влиянию на рабочие процессы и действия работников в сфере обработки данных.
7. Трансграничная передача персональных данных.  Трансграничная передача персональных данных является одной из наиболее чувствительных и строго регулируемых областей в сфере защиты данных. Обратите внимания, что она требует отдельного уведомления и подчиняется особым правилам, которые претерпели значительные изменения — об этом поговорим в отдельном материале.

Ключевые выводы:

1. Универсальность обязанности уведомления: С 1 сентября 2022 года обязанность уведомлять Роскомнадзор об обработке персональных данных стала практически всеобщей. Большинство ранее действовавших исключений, включая обработку данных в рамках трудовых отношений или исполнения договоров, были отменены. Исключения крайне узки и применимы лишь к очень специфическим ситуациям, связанным с государственной безопасностью или личными нуждами.
2. Нюансы «ручной обработки»: Несмотря на упоминание исключения для «ручной обработки» в некоторых источниках, в контексте коммерческой деятельности это исключение на практике является крайне ограниченным и не должно рассматриваться как универсальное основание для отказа от уведомления. Современные бизнес-процессы практически всегда включают элементы автоматизации.
3. Детализация и соответствие внутренней документации: Уведомление должно быть заполнено с максимальной детализацией, особенно в части целей обработки, категорий данных и субъектов. Крайне важно, чтобы информация в уведомлении полностью соответствовала внутренним документам оператора, таким как Политика по обработке персональных данных.
4. Постоянный характер соблюдения: Включение в реестр операторов не является конечной точкой. Операторы обязаны своевременно уведомлять Роскомнадзор обо всех существенных изменениях в своей деятельности по обработке данных (например, смена адреса, ответственного лица, целей обработки) и о прекращении такой обработки.
5. Резкое ужесточение ответственности: С 30 мая 2025 года вступают в силу новые положения КоАП РФ, которые значительно увеличивают штрафы за неподачу уведомления об обработке персональных данных. Для юридических лиц максимальный штраф возрастает в 60 раз, с 5 000 до 300 000 рублей. Это подчеркивает переход от относительно мягких административных мер к серьезным финансовым санкциям.
6. Комплексный подход к безопасности: Законодательные изменения касаются не только уведомлений, но и вводят оборотные штрафы за утечки данных, достигающие сотен миллионов рублей. Это свидетельствует о стремлении государства к обеспечению комплексной защиты персональных данных на всех этапах их жизненного цикла.

Соблюдение требований законодательства о персональных данных — это не просто формальность, а стратегически важный элемент управления рисками для любого современного бизнеса. Проактивный и ответственный подход к этому вопросу позволит не только избежать значительных штрафов, но и укрепить доверие клиентов и партнеров.