Как Novabev Group автоматизировала бюджетирование на базе российского ПО

Бюджетирование — ключевой процесс для любой компании, который нередко осложняется разрозненно хранящимися данными, большим числом ручных операций и другими факторами, вызывающими ошибки и задержки в оперативной аналитике.

В статье расскажем, как помогли представителю FMCG-рынка России — компании Novabev Group — справиться с задачей автоматизации бюджетирования. Внедренная система не только ускорила процессы, но и сделала их более точными и прозрачными.

Справка

Novabev Group (до 2023 года — BELUGA GROUP) — российская алкогольная компания с собственными высокотехнологичными предприятиями, расположенными в нескольких федеральных округах, и дистрибуционной сетью.

История бюджетирования в Novabev Group

В 2009 году в компании начался комплексный пересмотр действующей системы бюджетирования. В первую очередь унифицировали справочники и аналитические данные в первичных системах учета, разработали регламенты и методики, внедрили систему функциональных бюджетов. Консолидированный годовой отчет собирался вручную с использованием MS Excel и Access. Это соответствовало актуальному подходу того времени, но оказалось недостаточно удобным и эффективным для решения подобных задач.

В 2011 году в Novabev Group начались первые шаги к автоматизации — разработка модели бюджетирования, которую активно развивал внутренний IT-департамент. Однако в конце 2020 года вендор прекратил поддержку текущей версии, что подтолкнуло компанию к выбору нового ПО.

Требования к продукту бюджетирования

К моменту выбора платформы у Novabev Group уже был многолетний опыт решения задач корпоративного планирования, включая сотрудничество с различными вендорами систем класса CPM. Это позволило компании четко сформулировать задачи, которые необходимо решить, и определить ключевые ожидания от будущей системы. Накопленный опыт показал, что предыдущие решения не всегда эффективно справлялись с анализом больших массивов данных. Это приводило к снижению оперативности в принятии решений и влияло на бизнес-результаты. Основные требования, которые выдвигались к новой системе:

1. Высокая производительность. Одним из главных критериев стало минимальное время на полный перерасчет модели. В предыдущих решениях процесс пересчета мог занимать часы.
2. Глубокая детализация расчетов. Система должна обеспечивать возможность анализа данных на разных уровнях: по отдельным единицам товара (SKU), клиентам, компонентам сырья и другим параметрам. В FMCG-секторе бизнес работает с большими массивами данных из-за разнообразия товаров, и такая детализация крайне важна.
3. Высокие требования к информационной безопасности. Полный контроль над доступом к информации, защита от внешних угроз и независимость от сторонних поставщиков услуг.
4. Гибкость и автономность. Возможность корректировки алгоритмов и внесения изменений в систему своими силами, без привлечения разработчиков извне.
5. Удобный интерфейс. Система должна иметь интуитивно понятные дашборды для анализа данных, возможность самостоятельно проводить аудит формул и прозрачные расчеты.

Выбор решения

В итоге Novabev Group остановилась на российской платформе для автоматизации корпоративного планирования Optimacros, благодаря ее соответствию потребностям и задачам, широкой функциональности и современному интерфейсу. Демонстрация возможностей системы показала высокую скорость расчетов, и это утвердило заказчика в выборе платформы. К тому же фиксированная стоимость лицензий в рублях помогла избежать валютных рисков, что в условиях экономической неопределенности особенно актуально.

«Нам было важно использовать отечественное решение, которое не уступает по функционалу и удобству продуктам мировых экспертов», — отметила Татьяна Макарова, руководитель планово-экономического отдела Novabev Group.

Ключевые цели проекта

Тезисно перечислим несколько основных задач, которые предстояло решить в рамках сотрудничества:

1. Автоматизировать процессы планирования, анализа и контроля исполнения бюджетов компании и ЦФО.
2. Сократить время на подготовку бюджетной версии, консолидации отчетности.
3. Перевести время сотрудников из сбора и технической работы в аналитику полученных результатов.
4. Усовершенствовать методологию финансового планирования.
5. Создать гибкую единую систему для планирования цепочек поставок более глубокой детализацией.

Ход проекта

В сентябре 2021 года началось сотрудничество Novabev Group с OptiTeam — интегратором с самой крупной практикой внедрения Optimacros в России. Целью первого проекта стала разработка модели бюджетирования для алкогольного сегмента.

Перед стартом команда исполнителя организовала обучение сотрудников Novabev Group базовым навыкам моделирования на выбранной платформе. Это позволило выровнять уровень знаний и обеспечило коммуникацию «на одном языке».

Далее провели детальную аналитику бизнес-процессов и разработали архитектуру будущего решения. Спустя три месяца после старта проекта, в начале 2022 года, компания уже использовала новую систему для решения первых задач бюджетирования.

Еще через три месяца после запуска опытно-промышленной эксплуатации были подведены первые результаты. К этому времени в системе был внедрен ключевой функционал для бюджетирования.

В 2024 году команда приступила к разработке методологии скользящего бюджетирования. Новый подход был интегрирован в основной контур системы ежегодного бюджетного планирования, что стало оптимальным архитектурным решением с точки зрения удобства для пользователей, а также позволило добиться целевой производительности при большом объеме данных.

Скользящее бюджетирование — это метод бюджетирования, при котором финансовый план обновляется и пересматривается на регулярной основе — ежемесячно или ежеквартально. В отличие от традиционного фиксированного бюджетирования, которое создается на весь год и затем не меняется, скользящее бюджетирование позволяет организации быть более гибкой и оперативно реагировать на изменения в бизнесе или на рынке.

Проект оказался успешным и заложил основу для дальнейшего развития решений на базе платформы.

В настоящее время специалисты OptiTeam занимаются консультационной и архитектурной поддержкой команды заказчика, а также точечным расширением функций системы.

С момента принятия решения о сотрудничестве до полного ввода системы в эксплуатацию прошло около полугода. Уже через три месяца после старта проекта специалисты Novabev Group начали использовать решение во время бюджетной сессии.