Аутсорсинг вместо главбуха: решение или риск для бизнеса

Часто встречается мнение, что работать с аутсорсинговой бухгалтерской компанией гораздо сложнее, чем с  фрилансером, и, тем более, со штатным бухгалтером. Так ли это?  

Да, до сих пор это предмет постоянных дискуссий предпринимателей,  штатных бухгалтеров и аутсорсеров. Каждая сторона имеет свои аргументы. 

Безусловно, что для крупного и среднего бизнеса, как правило, рационально иметь собственную штатную бухгалтерскую службу. А вот для компаний малого бизнеса — бухгалтерское обслуживание на аутсорсе может быть настоящим спасением. Им не нужно искать бухгалтера, создавать рабочее место, контролировать его работу и управлять им. 

Более  того, ряд руководителей малого бизнеса фактически работают с аутсорсером, когда нанимают бухгалтера-фрилансера. Возможно, они просто не задумываются об этом. Ведь у любого фрилансера несколько заказчиков, иногда их количество может доходить до десяти и более. Поэтому целесообразнее, когда мы говорим о плюсах и минусах работы с аутсорсинговой компанией, сравнивать ее со штатным бухгалтером. И если раньше весомым аргументов в пользу штатного был  —  «штатный главбух всегда  офисе», то период  удаленки внес свои коррективы. И это аргумент опустился вниз в «рейтинге плюсов штатного». Вроде все понимают, что эффективность работы не зависит от наличия работника на рабочем месте в офисе. Можно быстро делать свою работу вне офиса, а можно целыми днями сидеть за компьютером и создавать видимость бурной деятельности.

Главное в работе с аутсорсинговой компанией — отладить взаимодействие, определить каналы коммуникации и четко распределить зоны ответственности. Все.    Если вы это сделали, то все остальные плюсы/минусы уже не имеют существенного значения и носят, скорее, эмоциональный характер.  

Вы упомянули, что руководителю в случае работы с аутсорсером «не нужно управлять» бухгалтером. Обязательно ли управлять штатным бухгалтером? Кажется, что это обособленная «структура», которая сама знает, что и как нужно делать.

В этом, чаще всего, и состоит ошибка руководителя — абсолютное доверие к бухгалтеру, которое проистекает, как правило, от нежелания погружаться и разбираться в таком предмете, как учет и налоги. Это сложно, требует времени, да и бухгалтерия часто воспринимается как что-то навязанное, что требует денег на свое содержание, но не создает продукт.  

Конечно, проверить качество работы главбуха может либо другой квалифицированный главбух, либо аудитор, либо ФНС на выездной проверке.  Речь не об этом.

Когда мы говорим об управлении,  то понимаем и регулярные планерки с обсуждением ситуаций по документам и налоговым обязательствам, и обращение к внешним консультантам и аудиторам для дополнительного независимого контроля, и проверку движения денежных средств. Последнее вообще должно стать системным правилом.

На одном профильном профессиональном сайте мы регулярно читаем новости: «бухгалтера осудили за хищение …», «бухгалтер ООО вывел на свои счета 4 млн. руб.», «главбух общества перевел на подконтрольные организации 13 млн. руб.» и т.д.  Большинство случаев — это результат отсутствия контроля движения денег.

Думаю, что у вас возникнет вопрос, а чем тут лучше аутсорсер. Отвечу: аутсорсер подготавливает все платежи на основании счетов, загружает их в банк-клиент, может составить реестр всех платежей.  И только сам руководитель может подписать платежные поручения в системе «банк-клиент» и отправить их. Вот это и есть контроль в действии.  

В плюс бухгалтерского аутсорсинга можно отнести тот факт, что работа бухгалтера в такой компании проверяется внутренним аудитором, бухгалтер  проходит обязательное обучение. Это гарантирует качество работы и не требует дополнительного контроля со стороны руководителя заказчика. Весь контроль — на самой бухгалтерской компании.

Вы много говорите о плюсах бухгалтерского аутсорсинга. А есть ли у него минусы, всем ли подходит бухгалтерский аутсорсинг и есть ли какие-то ограничения? 

Конечно, есть. Мы не хотим создавать иллюзию, что это универсальное решение абсолютно для всех и без изъянов. Главный минус — это психологический барьер, переосмысление привычной модели работы. Некоторым руководителям сложно адаптироваться к тому, что бухгалтер теперь «не под рукой». Они не могут в любой момент «зайти в соседний кабинет» и что-то спросить. В таких случаях приходится выстраивать четкое взаимодействие через мессенджеры, почту и телефон.

Второй момент — это иллюзия «потери контроля». Хотя, как я уже говорила, именно при аутсорсинге у руководителя остаются ключевые рычаги: он сам подписывает платежки, сам получает отчетность. Но некоторым кажется, что если бухгалтер не сидит в офисе, то и бизнес под угрозой.

Есть и практический минус — не всякая бухгалтерская компания одинаково хороша. Как и в любой сфере, здесь важно выбирать надежного подрядчика. И если вы обожглись на некомпетентном исполнителе, это может создать негативное впечатление о всем рынке. Поэтому мы всегда советуем: проверьте команду, попросите кейсы, поговорите с клиентами. Это как с выбором врача — важны опыт, подход и репутация.

Мы честно говорим клиентам: если вы привыкли, что бухгалтер всегда «под рукой», если вам нужно контролировать 100% процессов в компании, если все распоряжения нужно отдавать лично «глаза в глаза» и получать ответы на вопросы в режиме реального времени, то аутсорсинг вам не подходит. Это будет ломать привычные шаблоны и заставлять выходить из зоны комфорта.

У нас есть практика работы с такими заказчиками и на собственном опыте можем сказать, что работа с такими клиентами — сложный и непродуктивный процесс, как для руководителя, так и бухгалтера — аутсорсера. 

Вместе  с тем, бухгалтерское обслуживание может быть временным вариантом, на период поиска штатного главбуха.   Ведь бухгалтерские дела — это постоянный процесс, прерывание которого даже на месяц, имеет серьезные последствия в виде несданных вовремя отчетов или не проведенных платежей.

Подходит аутсорсинг тем, кто готов для общения и взаимодействия использовать телефон, электронную почту и мессенджеры; кто хочет уделять больше времени производственным процессам, чем бухгалтерии; кто готов мириться с ответом на вопрос через несколько часов, понимая, что это будет профессиональная информация с учетом специфики бизнеса; кто не хочет искать бухгалтера или опасается, что не сможет понять, правильно ли бухгалтер работает.

И немаловажный фактор: аутсорсинг подходит тем компаниям, у которых  пока небольшой объем работы, т.е нет загрузки для бухгалтера на полный рабочий день. Для них аутсорсинг — наилучший вариант.         

Основные причины, по которым предприниматель может принять решение об обращении к аутсорсеру?

У каждого  предпринимателя могут быть свои причины. Наш анализ показывает, что обращаются чаще всего в ситуациях, когда не могут найти бухгалтера самостоятельно или не хотят этого делать, а также, когда для бухгалтера нет постоянной загрузки.

И большинство —  когда столкнулись с серьезными ошибками бухгалтера, вылившимися  в пени, штрафы или блокировку расчетного счета. Как правило, в бухгалтерской компании есть свои юристы, налоговые консультанты, поэтому многие вопросы решаются быстрее и профессиональнее.  

В настоящее время добавился еще один фактор обращения в бухгалтерские компании — это нехватка бухгалтерских кадров на рынке труда.  Если верить статистике, публикуемой в СМИ, то в прошлом году (2024) спрос на бухгалтеров вырос на 33% в сравнении с 2023 годом.

По нашему мнению,  это связано с тем, что специалистов становится все меньше: бухгалтер явно не самая популярная профессия для молодежи,   а бухгалтеры с опытом не всегда могут адаптироваться к современным требованиям: электронный документооборот, автоматизация процессов, увеличивающееся количество отчетов и груз ответственности.   В связи с этим выбор для предпринимателя не так и велик: либо искать бухгалтера, тратя на это ресурсы времени и энергии, либо идти в бухгалтерскую компанию.

Наверное, сейчас вы спросите: если проблема кадров стоит так остро, то и в бухгалтерской компании есть нехватка специалистов.  — И да, и нет. 

Да, потому что процесс подбора сотрудников, действительно, усложнился. Нет, по той причине, что бухгалтерская компании имеет внутренние ресурсы на обучение и повышение квалификации внутри самой компании, т.к. всегда есть опытные и квалифицированные наставники, или внутренние аудиторы. 

Так как же все-таки работает бухгалтерская компания-аутсорсер?

Так же, как и любая другая компания, оказывающая услуги. Единственное отличие — при бухгалтерском обслуживании услуга — это процесс, который может длиться год,  несколько лет, а иногда и десятки лет. 

Потенциальный заказчик  может  позвонить, написать в мессенджеры  или оставить заявку на сайте.  С ним связываются, рассказывают, что и как будет происходить. Направляют предложение со стоимостью.

После процесса согласования подписывается договор и начинается работа.

Как правило, с заказчиком работает индивидуальный бухгалтер или даже группа бухгалтеров, если того требует объем работы.  Этот бухгалтер хорошо разбирается в бухгалтерском учете той сферы деятельности, которой заказчик занимается.

В остальном  бухгалтерское обслуживание заказчика ничем не отличается от того, как если бы его учет вел штатный или приходящий бухгалтер: обработка первичный документов, подготовка актов сверок, оформление платежей, расчет заработной платы и ведение документов по учету труда и кадров, расчет налогов, составление налоговых деклараций, формирование бухгалтерской отчетности, работа по требованиям и запросам ФНС и т.д.   Перечень тех работ, который должен выполнить бухгалтер  очень большой, можно долго перечислять.   

Для руководителя передача бухгалтерских функций на аутсорсинг — это вариант решения, которое позволит снять с себя груз ответственности за подбор, мотивацию и контроль бухгалтерской службы.  И это большой плюс для любого предпринимателя.