«Передовые Платежные Решения» обработали 1 млн документов за год с Saby
Вместо бумажных взаиморасчетов от разных юрлиц «ППР» выставляет своим клиентам закрывающие документы через ЭДО. Это более 1,2 млн пакетов документов за год
Задача:
Требовалось адаптировать систему ЭДО в Saby так, чтобы для каждого клиента формировался единый пакет закрывающих документов. В нем должны быть отражены все услуги, оказанные за определенный период.
Дополнительно для оптимизации документооборота требовалось в системе ЭДО реализовать функционал машиночитаемой доверенности (МЧД). С ним менеджеры «Передовых Платежных Решений» («ППР») должны мгновенно подтверждать свои полномочия перед B2B-клиентами и оперативно подписывать документы в электронном виде.
Причина:
Клиентами «ППР» являются 90 000 компаний по всей стране, и каждая из них пользуется набором услуг. В том числе через топливную карту «Вездеход». Без централизованной ЭДО-системы в конце месяца им приходилось получать список закрывающих документов от разных юрлиц.
В «ППР» появилась необходимость улучшить клиентский сервис, заменив разрозненные чеки на единый пакет закрывающих документов.
Карту «Вездеход» от ППР принимают более 18 000 АЗС по всей России. Клиенты пользуются не только топливом, но и сопутствующими услугами — автомойками, шиномонтажом, страхованием, ремонтом, бронированием отелей и другими. Все это работает в рамках единого личного кабинета ППР.
С ростом клиентской базы и объема операций возник вопрос: как быстро формировать и отправлять пакет закрывающих документов? Поэтому в «ППР» решили внедрить Saby Docs.
Решение: объединение ЭДО с экосистемой «ППР» без изменений в работе сотрудников
Для этого потребовалось интегрировать собственное программное обеспечение «ППР» с системой Saby Docs. В ней будет формироваться и подписываться единый пакет документов со всеми оказанными услугами за период — от заправки топливом до ремонта и мойки автомобиля. Специалисты внедрения Saby реализовали интеграционное решение на базе API и утилиты Saby Connect.
Процесс работы устроен следующим образом:
- Сотрудники продолжают «ППР» использовать внутреннюю учетную систему для формирования документов;
- Сформированные документы выгружаются в формате XML;
- Утилита Saby Connect проверяет корректность данных и добавляет машиночитаемую доверенность, подписывает документы электронной подписью и передает их в Saby Docs;
- Документы поступают клиентам через ЭДО в виде единого пакета.
Важный аспект: весь процесс внедрения был организован без изменений в существующих бизнес-процессах. Сотрудники по-прежнему оформляют документы «как раньше», но теперь весь документооборот стал электронным и быстрым. Встроенная МЧД позволяет уполномоченным сотрудникам «ППР» от имени организации законно подписывать документы.
Ольга Лунева, руководитель СЭД-направления компании «ППР»
«Мы стремились упростить и ускорить взаимодействие между участниками. В конце месяца каждый клиент получает вместо множества чеков от разных юридических лиц один счет-фактуру с полным перечнем услуг. За год мы направляем около миллиона пакетов документов. Не каждая система это выдержит».
Снизили риски сделок через автоматизированную проверку контрагентов
Еще один компонент внедрения — автоматизированная проверка контрагентов по ИНН. Более 90 000 компаний уже работают с «ППР» и эта цифра увеличивается. При работе с потенциальными партнерами менеджеры должны тщательно проводить проверку на благонадежность перед заключением договора. Сбор таких данных вручную через открытые источники отнимал бы слишком много времени.
Теперь проверка доступна в рамках встроенного инструмента: система позволяет получать сведения о налоговой дисциплине, уставном капитале, статусе банкротства и численности персонала и другие параметры.
- >1,2 млн пакетов документов в год отправляются клиентам «ППР» через ЭДО Saby.
- Без сложных доработок: сотрудники «ППР» продолжают работать в своей системе, а документы автоматически подписываются, дополняются МЧД и направляются через ЭДО.
Источники изображений:
Личный архив компании «Тензор» (разработчик Saby)
Интересное:
Новости отрасли:
Все новости:
Публикация компании
Контакты
Социальные сети